Учет и планирование затрат

Модуль "Затраты" программы "Путевые листы для 1с" предназначен для учета фактических затрат (запчасти, расходники, ТО, ОСАГО) на транспортные средства и планирования этих затрат и затрат на топливо. Возможны два варианта планирования:

  • По дням
  • По пробегу

Планирование "По дням" целесообразно применять для номенклатуры, требующей замены через определенное время, например, ОСАГО, аккумулятор. Планирование "По пробегу" - для номенклатуры, требующей замены после прохождения определенного количества километров, например, шины, моторное масло, ТО.

Модуль "Затраты" состоит из документа "Регистрация затрат" и двух отчетов "Фактические затраты" и "Планируемые затраты".

Документ "Регистрация затрат" предназначен для ввода фактических, плановых затрат и отмены плановых затрат. Данные вводятся на соответствующих вкладках: "Факт", "План", "Отменить план".

Фактические затраты вводятся на вкладке "Факт".

По этим данным строится отчет "Фактические затраты", который имеет несколько вариантов.

Кроме того, номенклатура, указанная на вкладке "Факт", автоматически "закрывает" ранее запланированные "Замены". Этот механизм будет рассмотрен далее на примере .

Вкладка "План" используется для планирования замены номенклатуры и затрат.

Для упрощения ввода в командной панели расположена кнопка "Заполнить из факта". При нажатии на эту кнопку, происходит заполнение табличной части номенклатурой с методом планирования "По дням" или "По пробегу" из вкладки "Факт".

В зависимости от метода планирования колонка "Замена" может принимать значения с типом Дата или Число.

"Дата" документа "Регистрация затрат" имеет важное значение, она используется при планировании в качестве точки отсчета. Например, в отчете на скриншоте, пробег будет рассчитан с даты документа до даты отчета.

Вкладка "Отменить план" используется в случае, если нужно отменить ранее запланированные замены.

Для упрощения ввода в командной панели расположена кнопка "Заполнить из регистра". При нажатии на эту кнопку происходит заполнение табличной части всеми запланированными заменами на дату документа. Пользователь может отредактировать/удалить строки при необходимости.

Номенклатурные группы.

Номенклатурные группы имеют важное значение в системе планирования затрат. Они используются:

  • при автоматическом "закрытии" фактом планируемых затрат;
  • для группировок в отчетах;
  • определяют метод планирования (По пробегу, По дням, Отсутствует).

Рекомендуется заранее продумать номенклатурные группы в зависимости от специфики предприятия. Номенклатурная группа может объединять номенклатуру по виду номенклатуры (шина, аккумулятор, полис ОСАГО, моторное масло) или в более широком смысле (запчасти, ремонт).

Номенклатуру, не участвующую в планировании, включить в группу, например, "Запчасти" с методом планирования "Отсутствует". Такая настройка даст возможность видеть в отчете "Фактические затраты" данные по группе "Запчасти".

Для номенклатуры, участвующей в планировании, целесообразно создавать группы по виду номенклатуры (шина, аккумулятор…). "Закрытие" плана фактом происходит по номенклатурной группе, то есть, если ранее было запланировано установить на автомобиль номенклатуру Шина 80R22 Goodyear, а фактически установили Шина 80R22 КАМА программа уберет из плана Шинау 80R22 Goodyear (Шина 80R22 КАМА и Шина 80R22 Goodyear входят в одну и туже номенклатурную группу Шина). Программа "закрывает" план установкой любого аналога номенклатуры без дополнительных действий пользователя.

"Закрытие" плана фактом происходит автоматически по возрастанию плановых дат.

Пример заполнения справочников Номенклатура и Номенклатурные группы.

Практические примеры

1.Ввод начальных плановых данных по полисам ОСАГО, Аккумуляторам.

Создайте новый документ "Регистрация затрат". Заполните табличную часть "План", укажите номенклатуру Полис ОСАГО, Количество, Сумму и срок до которого действует полис в колонке "Замена".

Для аккумулятора, процедура аналогична полису ОСАГО. В колонке "Замена" укажите планируемую дату замены.

В отчете "Планируемые затраты" вы сможете видеть приближающийся срок замены и количество дней до окончания.

2.Ввод начальных плановых данных по шинам, маслу.

Ввод данных аналогичен примеру №1, с той лишь разницей, что вместо даты планируемой замены нужно указать сколько километров должно быть пройдено с даты документа "Регистрация затрат" до замены.

На скриншоте показано что, начиная с даты 01.02.2016 программа начнет отсчет пробега автомобиля и по достижении 10000 км. оповестит о необходимости замены масла в отчете "Планируемые затраты". Пробег отсчитывается по пробегу, указанному в путевых листах.

3.Закрытие плана фактом.

Создайте новый документ "Регистрация затрат". Заполните табличную часть "Факт" номенклатурой, проведите документ. Программа автоматически "закроет" план фактом.

В этом же документе вы можете сразу запланировать следующую замену. На вкладке "План", нажмите кнопку "Заполнить из факта" и заполните колонку "Замена".

4.Отмена плана.

Создайте новый документ "Регистрация затрат", откройте вкладку "Отменить план". Нажмите кнопку "Заполнить из регистра". Отредактируйте табличную часть при необходимости.

Проведите документ. План будет отменен с даты документа.

5.Регистрация затрат на ремонт (вне плановый) и запасные части.

Создайте новый документ "Регистрация затрат", заполните табличную част "Факт" номенклатурой ремонт и запчасти.

Затраты будут отражены в отчете "Фактические затраты".

6.Регистрация затрат на плановое техническое обслуживание (ТО).

Плановое техническое обслуживание регистрируется и планируется по датам или пробегу. Создайте необходимую номенклатуру и номенклатурные группы. Далее все действия аналогичны примерам №1, №2.

Отчеты

Отчет "Фактически затраты"

Отчет отражает фактические затраты и имеет несколько вариантов отчета.

Вариант: По Номенклатурным группам.

Вариант: По ТС.

Отчет "Планируемые затраты"

Отчет отражает планируемые затраты и имеет несколько вариантов отчета. План по топливу рассчитывается на основании выданного топлива за месяц, предшествующий дате отчета.

Вариант: По Номенклатурным группам.

Вариант: По ТС.

Обратите внимание на настройки отчета. Вы можете настроить за сколько километров или дней до окончания планового значения выводить данные в отчет. По умолчанию для номенклатуры с методом планирования "По дням" установлено значение 30 дней, а для номенклатуры с методом "По пробегу" 1000 км.